Як оформити добові відрядження. Квартирні витрати добові в році сума

У статті ми докладно розберемо, які організація може встановити витрати на відрядження в 2017 році і добові по Росії. А також - який період відрядження треба оплачувати, як змінилися добові, а також які податки треба заплатити з витрат на відрядження в 2017 році по Росії.

Як порахувати добові по Росії у 2017 році

Добові по Росії у 2017 році враховуються так само, як і попередні роки. Розмір добових кожна організація встановлює індивідуально, законодавство не регулює розміру добових.

При цьому ФНП встановлює максимальний ліміт добових, який не оподатковується, але організації може вільно встановлювати будь-які добові по Росії у 2017 році. Нові правила облікудобових з 2017 року з боку ФНП зобов'язують із суми перевищення ліміту, встановленого ФНП, заплатити ПДФО та страхові внески, крім внесків за травматизм.

Чому рівні ліміти добових

ФНП не обмежує добові по Росії, 2017 рікприніс лише додатковий обов'язок сплачувати страхові внески із суми, що перевищує ліміт для добових, встановлений ФНП.

Не підлягають оподаткуванню та сплаті страхових внесків добові у межах цих норм.

Як порахувати витрати на відрядження в 2017 році

• Витрати на відрядження в 2017 роцівключають витрати за дні, коли співробітник перебував у відрядженні. Початком відрядження вважається день відправлення транспортного засобу. Закінченням відрядження – день, коли людина прибуде на робоче місце.
• Якщо в дорозі до вокзалу/аеропорту співробітник змушений був зазнати витрат, то вони також оплачуються.
• Якщо у період відрядження потрапили вихідні або святкові дні, то вони оплачуються у подвійному розмірі. У подвійному розмірі оплачується так само ті дні, коли співробітник був у дорозі, а не на робочому місці

Що стосується витрат на відрядження

Витрати на відрядження в 2017 році по Росії включають такі витрати:

• Заробітна плата співробітника, у період відрядження
• Оплата дороги туди та назад, а також оплата за проїзд у громадському транспортіза період відрядження
• Оплата за проживання у готелі або апартаментах. Сюди може бути включена оплата харчування співробітника.
• Добові виплати
• Витрати оформлення різних документів, необхідні відрядження
• Витрати відвідування заходів, присутність яких потребує відрядження, наприклад виставки.

Які документи повинен надати співробітник, щоб підтвердити витрати на відрядження в 2017 році і добові по Росії

Після повернення з відрядження співробітник має надати документи, що підтверджують свої витрати. Витрати на відрядження виплачуються тільки на основі наданих документів. Співробітник має надати такі документи:

• Квиток на проїзд до місця відрядження та назад
• Чеки від добових витрат
• Документи, що підтверджують витрати на житло, наприклад, чек з готелю
• Документи, що підтверджують витрати на громадський транспорт, наприклад автобусні квитки тощо

Читайте детальніше:

• Добові понад норми, оподаткування у 2017 році
• Добові з 2017 року

Добові при одноденних відрядженнях співробітників у 2017 році

При одноденних відрядження по Росії співробітників добові не нараховуються (п. 11 Положення Уряду РФ від 13.10.2008 № 749).

Кому належить добові по Росії в 2017 році

Добові – це додаткові витрати працівника, пов'язані з проживанням поза місцем постійного проживання. Роботодавець перераховує працівникові добові за кожний день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та неробочі святкові дні, а також дні, проведені у дорозі.

Важливо!Якщо працівника направлено у відрядження до місцевості, звідки він може щодня повертатися додому, добові з 2017 року йому платити не потрібно. Необхідність повернення співробітника додому визначає керівник організації залежно від відстані, транспортних умов, характеру роботи у відрядженні.

Як прописати норми добових у локальному акті

Добові по Росії у 2017 роціпрописуються так само, як і раніше, простим пунктом у договорі. Наведемо приклад такого заповнення:

Огляд останніх змін щодо податків, внесків та зарплати

Ви маєте перебудувати свою роботу через численні поправки до Податкового кодексу. Вони торкнулися всіх основних податків, включаючи податок на прибуток, ПДВ та ПДФО.

Що таке витрати на відрядження

Відрядження - це виїзд співробітника для виконання службового завдання далеко від регулярного робочого місця. При цьому якщо робочі обов'язки в принципі пов'язані з роз'їздами, такі поїздки відрядженням не будуть. Для відправлення у відрядження працівник має отримати розпорядження керівництва, у якому визначено загальний термін робочого виїзду.

Витрати на відрядження, що відшкодовуються співробітнику, включають оплату:

• проїзду;
• оренда житла;
• інших витрат, обумовлених перебуванням далеко від місця фактичного проживання (добових);
• інших витрат, здійснюваних співробітником зі схвалення керівництва.

Скільки складає сума (норма) виплат на 1 день поїздки на відрядження

Як було зазначено, норми добових при відрядженнях у 2019-2020 роках для федеральних держслужбовців закріплені лише на рівні Уряди РФ і становлять:

• оплата за житло - не більше 550 руб. на добу за наявності підтверджуючих документів (якщо документів про найм немає, то компенсація за житло складе 12 руб. на добу);
• добові - 100 руб. за відрядження;
• оплата проїзду туди й назад, враховуючи вартість оформлення документів та постільної білизни, — у розмірі реально понесених витрат, підтверджених документально, але не більш ніж зазначені ціни на дорогу.

Витрати на проїзд не повинні перевищувати вартості:

Чи не знаєте свої права?

• поїздок у купе швидкого фірмового поїзда;
• у каюті 5-ї групи морських суден, 2-ї категорії річкового транспорту та 1-ї категорії поромів;
• у громадському транспорті, крім таксі;
• польоту в економ-класі

Для муніципальних службовців нормативи компенсацій відрядження встановлені регіональним законодавством.

Щодо співробітників інших організацій, то норми добових у відрядженні (2019-2020) та їхні межі визначаються для них внутрішніми документами конкретного підприємства чи колективними договорами.

На рівні законодавства про такі межі говорить лише НК РФ, визначаючи оподатковуваний дохід трудящого. ПДФО не обкладаються добові у відрядженні (2019-2020) по Росії в межах не більше 700 руб. за день відрядження (ст. 217 НК РФ). Норми добових при закордонних відрядженнях (у 2019-2020 роках), які не підлягають оподаткуванню, дорівнюють 2500 руб. за кожну добу. Плюс до перерахованих нормативів додаються реальні видатки проїзд з урахуванням зборів, оплати візи тощо.

Розрахунок добових при відрядженнях, одноденних та закордонних відрядженнях у 2019-2020 роках

Щоб дізнатися розмір добових при відрядженнях у 2019-2020 роках, необхідно визначити тривалість поїздки на відрядження. Датою від'їзду вважається день виїзду з місця перебування регулярної роботи, а датою повернення - день прибуття до місцевості постійної роботи. При цьому враховується час, потрібний для проїзду до вокзалу, аеропорту, якщо вони розташовані на відстані від населеного пункту. Дійсна тривалість поїздки на відрядження розраховується за проїзними документами, представленими співробітником. А якщо їх немає — за документами про оренду житла.

Крім добових у витратах на відрядження враховується вартість транспортних послуг, найму житла та інші узгоджені з роботодавцем витрати. У разі закордонних поїздок до цих сум додаються витрати на візи, легалізацію документів, збори аеропортів та ін.

Якщо співробітник відряджається до такого населеного пункту, з якого є можливість щовечора повертатися назад, а також за одноденного відрядження добові у 2019-2020 роках не виплачуються.

Як проводиться оплата відрядження

При поїздці відрядження по Росії аванс видається в рублях. У разі робочого виїзду за кордон аванс відрядження виплачується в іноземній валюті з урахуванням положень законодавства про валютне регулювання. При організації поїздки для виконання службових обов'язків в іншій місцевості співробітнику видається аванс, що включає приблизні витрати на дорогу, проживання і добові.

Після повернення з поїздки на відрядження співробітник повинен не пізніше 3 днів пред'явити роботодавцю авансовий звіт з додатком документації, що підтверджує здійснені витрати. Виходячи з фактичної суми понесених витрат на відрядження, працівник і роботодавець проводять остаточний розрахунок.

При призначенні працівника у відрядження компанія не лише оплачує витрати на транспорт та з оренди житла, а й виплачує добові. У зв'язку з останніми витратами у бухгалтерів та керівників виникають питання. Не завжди зрозуміло, у яких випадках дані виплати призначаються, який їх розмір та порядок розрахунку.

Добові у відрядженнях – зміни у законодавстві на 2018 рік

Спочатку необхідно розібрати, що таке добові витрати у відрядженні. за статті 168ТК РФ законодавство визначає дані виплати як можливість компенсувати співробітнику витрати у зв'язку з його проживанням за межами постійного місця проживання.

Донедавна такі виплати під час розрахунку не оподатковувалися. З початку 2018 року Постанова Уряду наказує певні ліміти, які, як і раніше, не обкладаються податковими та страховими внесками:

• 700 рублів для поїздок Росією;
• 2500 рублів для відрядження за кордон.

Межа даних виплат при цьому не обмежена як і раніше. Однак суми понад зазначений ліміт тепер оподатковуються внесками у стандартному порядку.

Розмір добових у відрядженні по Росії

Мінімальний розмір добових у відрядженні на 2018 рік у Росії, як і за кордоном, законодавством не передбачається. Тобто на практиці нарахування здійснюється на розсуд роботодавця відповідно до локальних норм організації.

Проте правила направлення у відрядженнянаказують, що співробітник не повинен опинитися в найгірших умовах порівняно з поточними. Тому, щоб уникнути трудових спорів при розрахунку рекомендується дотримуватися наступних мінімальних рамок:

• при призначенні в межах того ж таки регіону - 200-300 рублів;
• для іншого регіону – від 500 рублів.

Законодавство передбачає, що норма добових має бути прописана в локальне положення про відрядження. Також вона може вказуватись у нормативних актах, за якими працівник прямує у поїздку.

Відрядження за кордон – добові у 2018 році

Окремо необхідно розглянути витрати на відрядження при направленні за кордон. У цій ситуації рекомендується керуватися Постановою Уряду за номером 812. Дане законодавче положення визначає певні розміри витрат для кожної країни.

Такі розпорядження відносяться до працівників бюджетних організацій. Тому для позабюджетних компаній вони мають радше рекомендаційний характер. У даному питаннітакож необхідно враховувати встановлений поріг 2500 рублів. Усі кошти, які перевищують дане значенняпідлягають оподаткуванню.

Керівник вправі самостійно вирішувати, у якій валюті він виплачує гроші, що відряджається. Розрахунок при цьому провадиться відповідно до поточного курсу Центрального Банку РФ.

Добові у відрядженнях у бюджетних установах

Постанова Уряду за номером 729регулює нарахування всіх виплат на відрядження. Воно також наказує фіксований розмір нарахувань за витратами на добу для поїздок у межах Росії. На 2018 рік для працівників бюджетних установОбсяг добових становить 100 рублів.

Для розрахунку виплат за добу при закордонних поїздках необхідно звертатися до Постанови Уряду за номерами 812. Додаток до цього документу регулює виплати згідно з кожною країною окремо.

Виплата добових при відрядженнях

Одне з головних питань, яке виникає при видачі відрядження - це як вважають добові у відрядженні. Розрахувати це положення не складає труднощів. Для цього необхідно встановити кількість днів відрядження. Отримане значення множиться на зазначену у нормативі суму.

Якщо наприклад співробітник 4 дні перебуває поза Росії і п'ятий день приїжджає, то виплата розраховується відповідно до цих значень. Тобто 4 дні оплачуються як закордонні, п'ятий – як усередині Росії.

Розрахунок добових при відрядженнях у 2018 році

Для наочності можна розглянути приклад розрахунку на 2018 рік. Співробітник вирушає у відрядження з першого до дев'ятого жовтня. Їде він за кордон, за наказом прибуває дев'ятої вечора, тобто всього вісім днів.

Організація встановила, що з країни призначення виплата коштів на добу становить 2800 рублів, а, по Росії - 600 рублів. Перше значення необхідно помножити на сім днів - виходить 19600. До них додаються 600 рублів за день по Росії, разом 20200 видаються на руки відрядженому.

Але оскільки ліміт перевищений, слід відняти й податки. Разом зі страховими внесками вони, наприклад, становитимуть 18%. Ліміт перевищено на 300 рублів, їх також необхідно помножити на 7 днів – 2100. Далі потрібно знайти зазначений відсоток від отриманої суми – 378 рублів потрібно сплатити за перевищення ліміту.

Відрядження на один день – добові у 2018 році

Законодавство наказує, що одноденне відрядження не вимагає нарахування добових. Тобто відшкодовуються фактично лише транспортні послуги та організаційні витрати. Проте локальне становище організації може передбачати таке нарахування витрат.

Оформляється така сума, зазвичай, з розрахунку 50% від встановленого розміру нарахувань для поїздок за кордон. По Росії такі кошти можуть не виплачуватись взагалі, але роботодавець може оформити їх окремим платежем на поточні витрати. Податок з такої виплати під час розрахунку не утримується, якщо сума перебуває у межах ліміту.

Оплата проживання у відрядженні у 2018 році

Напрямок співробітника в ділову поїздку - це рішення роботодавця. Воно пов'язане з поточною необхідністю чи проходженням співробітником навчання.

Розмір базової пенсії у 2018 у Росії

Базова пенсія громадянинові встановлюється на державному рівні єдиною ставкою та піддається щорічній індексації. Цей процес…

Розмір добових при відрядженнях на один день у 2018 році

У період перебування у відрядженні співробітник буде отримувати свій звичайний середній дохід і всі стимулюючі і заохочувальні.

Пенсія дітям сиротам у 2018 – розмір та останні зміни

Російська держава покликана підтримувати своїх громадян, які опинилися у скрутному становищі. До таких громадян належать пенсіонери.

Пенсія після 80 років у 2018 – розмір та останні зміни

При досягненні встановленого у законодавстві РФ віку кожному громадянинові належить виплата пенсії, незалежно від стажу…

З цього року набули чинності поправки до порядку оподаткування добових. Зміни та свіжі новини про добові у 2017 році, розмір витрат на відрядження, нюанси утримання ПДФО та нарахування внесків з них - про це у статті.

Добові у 2017 році: зміни, свіжі новини

Відрядження – невід'ємна частина діяльності підприємств. Особливості спрямування працівників у службові відрядження регулює трудове законодавство (ст. 167 ТК РФ). Воно гарантує збереження за працівником середнього заробітку на час службової поїздки та компенсацію витрат за цей період.

Крім компенсації витрат на проживання та проїзд за кожен день перебування у відрядженні співробітнику покладаються добові, розраховані на покриття витрат у поїздці по службі.

Законодавство не обмежує розмір виплат у вигляді добових працівників. Компанія відповідно до внутрішніх правил та особливостей відряджень може встановити норматив на свій розсуд, закріпивши суми у положенні про відрядження у 2017 році та облікову політику.

Проте з 1 січня 2017 року статтю 422 ПК РФ доповнено пунктом 2, з якого випливає, що добові наразі звільнені від страхових внесків у тому ж розмірі, що і при розрахунку ПДФО. Цю зміну за добовими у 2017 році внесено Федеральним законом від 03.07.2016 № 243-ФЗ.

Наразі встановлено норму в межах якої, добові не обкладаються страховими внесками:

• 700 рублів - для відряджень по РФ;
• 2500 рублів - поза РФ.

Раніше добові було звільнено від внесків у будь-якому розмірі, який компанія встановила у своєму положенні. Тепер з'являться додаткові платежі: витрати на відрядження організацій у 2017 році збільшаться через необхідність нарахування страхових внесків на надлімітні суми.

Розмір добових у 2017 році: витрати на відрядження

Добові – це витрати працівника, пов'язані з виконанням службових обов'язків. І компанія має право сама вирішувати, скільки платити співробітникам за день відрядження. Тільки розмір добових при відрядженні у 2017 році необхідно зафіксувати у внутрішньому документі. Наприклад, у положенні про відрядження.

Ще раз зазначимо, у законодавстві немає обмежень на розмір добових та їх перегляд, наприклад, у різну пору року. Якщо співробітники часто їздять у відрядження країною та за кордон, а вартість проживання та харчування змінюється залежно від сезону, можна переглянути розмір добових, видавши окремий наказ.

Передбачені максимальні розміри добових, які не оподатковуються ПДФО та страховими внесками (абз. 12 п. 3 ст. 217 НК РФ):

• добові по Росії (2017 рік) – 700 рублів.
• добові при поїздках за кордон – 2500 рублів.

Якщо, наприклад, компанія встановить добові в сумі 1200 рублів по Росії, то з 500 рублів доведеться утримати та перерахувати податок та внески. Докладніше про це читайте далі.

Виплата добових у 2017 році

Бухгалтерія видає добові з каси або перераховує на розрахунковий рахунок працівника за до початку відрядження. ПДФО із добових понад норму у 2017 році в день виплати не утримують, податок можна утримати при виплаті зарплати за місяць, коли вже авансовий звіт буде затверджено.

Остаточний розрахунок за добовими та іншими витратами на відрядження треба провести протягом трьох днів після закінчення відрядження.

Добові не виплачуються співробітникам, чия робота здійснюється в дорозі (поза офісом) і пов'язана з роз'їзним характером робіт (ст. 168 ТК РФ), оскільки ця діяльність не визнається відрядженням.

Підставою для виплати добових у 2017 році є наказ про направлення працівника у відрядження (Т-9 чи своя форма наказу). Добові видають, виходячи з кількості днів поїздки.

Добові у 2017 році: бухгалтерська довідка

Добові понад норми: оподаткування у 2017 році

ПДФО з добових понад норму

Добові у рублях

Добові в іноземній валюті

Суми добових, що перевищують 700 рублів на день, оподатковуються ПДФО (п. 3 ст. 217 ПК РФ, листи ФНП від 15.03.2016 № ОА-4-17/4241@, Мінфіну від 21.01.2016 № 03-04-06 ). Податок треба обчислити останній день місяця, у якому керівник затвердив авансовий звіт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). А втримати - з найближчої грошової виплати. Наприклад, із зарплати.

Від ПДФО звільнено добові у розмірі 2500 рублів за кожен день закордонного відрядження. З виплат понад ліміт потрібно утримати податок. Розмір добових розрахунку НДФО треба визначити лише один раз - на дату видачі грошей, якщо добові виражені у валюті, а компанія видає їх у рублях. Перераховувати добові за курсом ЦП на останній день місяця не потрібно (лист Мінфіну від 09.02.2016 № 03-04-06/6531). Датою отримання доходу як добових вважається останній день місяця, у якому компанія затвердила авансовий звіт (подп. 6 п. 1 ст. 223 НК РФ). За курсом саме на цю дату треба перерахувати добові видані у валюті. Якщо витрати на день за закордонними поїздками перевищують ліміт, то різниця оподатковується ПДФО (п. 3 ст. 217 НК РФ). Як визначити доходи, якщо у положенні про відрядження компанія записала розмір добових у валюті, але видає гроші у рублях? Чи потрібно перераховувати добові за курсом ЦБ РФ на останній день місяця? У своєму листі Мінфін зробив висновок, що нічого не треба перераховувати. Працівник спочатку отримав гроші в рублях, і саме з цієї суми компанія визначить, чи у співробітника виник оподатковуваний дохід.

Приклад 1

Співробітник направлений у відрядження з 6 по 10 лютого 2017 р. у м. Іваново. У положенні про відрядження встановлені добові у вигляді 1700 крб. для поїздок Росією. Кількість днів відрядження - 5. Сума відрядження - 8500 руб. (1700 х 5).

Сума, що не оподатковується ПДФО, - 3500 руб. (700 х 5).

Сума понад норму, з якої треба нарахувати внески та ПДФО, - 5000 руб. (8500 – 3500). Сума внесків до сплати (22% ПФР та 8% мед. страхування) – 1500 руб. (5000 х 30%). Сума ПДФО, яку треба утримати у працівника при найближчому нарахуванні зарплати, – 650 руб. (5000 х 13%).

Приклад 2

Співробітник був у закордонному відрядженні 9 днів – з 11 по 19 лютого. Добові за 8 днів – 50 євро за кожен день, за день повернення до Росії – 700 руб.

10 лютого компанія видала всі добові у руб. Суму визначила за курсом ЦП на дату видачі грошей – останній день місяця (63,2252 руб. за 1 євро). Добові – 25 290,08 руб. (50 євро × 63,2252 руб. × 8 дн.). Надлімітна сума – 5 290,08 руб. (25 290,08 руб. - 2500 руб. × 8 дн.).

Перераховувати цей дохід за іншим курсом не треба. У співробітника утримується ПДФО – 687,71 руб. (5290,08 руб. × 13%).

Добові у 2017 році у витратах з податку на прибуток

Роботодавець повинен відшкодувати відрядженому працівникові витрати на проїзд, найм житла, добові та інші витрати (ст. 168 НК РФ). Всі ці витрати, в тому числі добові, враховуються на підставі затвердженого авансового звіту (лист Мінфіну Росії від 11.12.2015 № 03-03-06/2/72711).

У витрати спишіть добові у тій самій сумі, в якій видали їх працівникові. Якщо компанія видавала гроші перед поїздкою, витрати, що у валюті, визначають за курсом ЦБ РФ на дату видачі авансу (п. 10 ст. 272 ​​НК РФ). Перераховувати добові за курсом ЦП на дату затвердження авансового звіту не слід.

Страхові внески з добових понад норму

З 1 січня 2017 року добові понад ліміти оподатковуються не лише ПДФО, а й страховими внесками (п. 2 ст. 422 ПК РФ). Ця зміна не стосується внесків на травматизм – до закону про страхування від нещасних випадків зміни не внесли (п. 2 ст. 20.2 Федерального законувід 24.07.1998 № 125-ФЗ до ред. від 01.01.17).

Наприклад, якщо сума добових – 1750 рублів, на різницю 1050 рублів (1750 – 700) треба нараховувати страхові внески до ПФР (22%), медичні внески (8%), утримати ПДФО 13% з працівника 136 рублів (1050 х 13) . А внески на травматизм нараховувати не треба. Однак у цій ситуації виникає різниця між базою для страхових внесків та травматизмом.

Якщо компанія прагне вирівняти бази з нарахування внесків та уникнути різниць в обліку, варто встановити ліміти в 700 рублів по Росії та 2500 – для закордонних відряджень, регламентовані НК РФ.

Добові при одноденних відрядженнях у 2017 році

За одноденну поїздку добові працівнику не належить (п. 11 Положення, затв. Постановою Уряду РФ від 13.10.2008 № 749).

Приклад 3

Співробітника відряджено на один день в інше місто. Після повернення бухгалтерію представлені квитки і чеки у сумі 5000 крб. (Витрати на проїзд та харчування).

Добові за одноденне відрядження працівнику не виплачуються. Але за наказом керівника співробітнику компенсується вартість проїзду та харчування у сумі 5000 руб. (Ст. 168 ТК РФ). Ця компенсація враховується в інших витратах з податку на прибуток, страховими внесками та ПДФО не оподатковується. Виплати звільнено від податків та внесків, якщо співробітник приніс правильно оформлені документи (листи Мінфіну Росії від 08.05.2015 № 03-03-06/1/26918, Мінпраці Росії від 13.05.2016 № 17-3/ООГ-764).

Якщо компанія збільшила відрядження до двох днів, треба сплатити добові за обидва дні.

Якщо працівник повертається з відрядження у вихідний чи святковий день, то робота у свята оплачується у подвійному розмірі. Суму треба розрахувати з окладу співробітника, а не із середнього заробітку (лист Мінпраці Росії від 05.09.2013 № 14-2/3044898-4415).

Приклад 4

Компанія відправила співробітника до одноденного відрядження 30 грудня 2016 року. Співробітник затримався до 31 грудня. Розрахунковий період – з 01.12.15 по 30.11.16. Число робочих днів у розрахунковому періоді – 247. Дохід співробітника за цей час – 400 тис. руб. Місячний оклад – 30 тис. руб.

Відрядження за 30 грудня становитимуть 1619,43 руб. (400 000 руб.: 247 дн. × 1 день), а за вихідний 31 грудня - 2727,27 руб. (30 000 руб.: 22 дн. × 1 день × 2).

Загальна сума відрядження - 4346,7 руб. (1619,43+2727,27).

Добові у положенні про відрядження у 2017 році

З 2017 року в НК РФ встановлено ліміт за добовими, які звільнені від страхових внесків, стало невигідно сплачувати добові понад норму. Якщо компанія хоче зменшити розмір добових, треба оновити положення про відрядження. І тому слід внести зміни наказом керівника. Зразок наказу дивіться нижче.

Про зниження відрядження не потрібно повідомляти співробітників за два місяці. Адже умови праці не змінюються.

Наказ про внесення змін щодо добових у 2017 році до положення про відрядження

Товариство з обмеженою відповідальністю «Компанія»

ІПН/КПП 7701025478/ 770101001

127138, м. Москва, вул. Басманна, б. 25

м Москва

НАКАЗ

про внесення змін до положення про відрядження

НАКАЗУЮ:

1. Внести до Положення про відрядження ТОВ «Компанія», затвердженого наказом від 20.01.2015 № 20, такі зміни:

Пункт 5.3 викласти у такій редакції:

5.3.1. Командованому працівнику виплачуються добові за кожен день перебування у відрядженні, включаючи вихідні та святкові дні, а також за дні перебування у дорозі, у тому числі за час вимушеної зупинки у дорозі. Сума перевищення добових порівняно з нормою, встановленою у пункті 3 статті 217 Податкового кодексу, оподатковується ПДФО та страховими внесками (п. 2 ст. 422 НК РФ).

5.3.2 За кожен день перебування у відрядженні по Росії компанія виплачує добові:

Генеральному директору та керівникам відділів - 1800 рублів;

Іншим співробітникам – 700 рублів.

5.3.3. За кожен день перебування у відрядженні за кордоном компанія виплачує добові:

Генеральному директору та керівникам відділів - 4000 рублів;

Іншим співробітникам – 2500 рублів.

5.3.4. При відрядженнях до місцевості, звідки працівник може щодня повертатися до місця свого постійного проживання, добові не виплачуються.

2. Керівнику відділу кадрів Сергєєвої С.С. ознайомити всіх співробітників ТОВ «Компанія» із цим наказом.

3. Головному бухгалтеру ТОВ «Компанія» Сєрової А.В. прийняти цей наказ до виконання.

4. Цей наказ набирає чинності на дату підписання. Контроль за виконанням наказу залишаю за собою.

Генеральний директор Астахов І.І. Астахов

Головний бухгалтер Сєрова А.В. Сєрова

Керівник відділу кадрів Сергєєва С.С. Сергєєва

Участь на виставках, відвідування наукових, галузевих конференцій, налагодження поставленого обладнання, переговори з діловими партнерами, інші виробничі завдання виконуються у службових поїздках (відрядженнях). Як зробити розрахунок добових витрат на відрядження в 2017 році і як ці дні оплачуються організацією?

Взаємодія керівника та працівника регламентовані нормами законодавства про працю. Можливість перебування у поїздках за межами постійного проживанняобмовляється під час працевлаштування. Влаштовуючись на роботу, фахівець погоджується на користь служби виїхати у відрядження. Прийнято вважати поїздкою на відрядження проїзд співробітника на кілька днів в інший населений пункт за розпорядженням керівника з конкретним завданням.
Жінки, які чекають на народження дитини, матері-одиначки, особи, які не досягли повноліття, не прямують за межі підприємства, організації, установи, де офіційно працевлаштовані. Працівники, які виховують маленьких дітей, інваліди мають право відмовитися від службових поїздок(Ст.259, ст.264 ТК РФ).

Не буде розглядатися як порушення трудової дисципліни відмова від відрядження співробітника, який доглядає хворих родичами (ст.259, ст.264 ТК РФ). Працівник письмово дає згоду їхати у відрядження на свято чи день відпочинку (ст.113 ТК РФ).

Витрати на відрядження

Співробітникам, спрямованим на розпорядження керівника працювати в іншому місті ( населеному пункті), виплачуються:

• «квартирні» – кошти на проживання;
• "проїзні" - кошти на дорогу в обидві сторони;
• добові – гроші на особисті витрати.

Забезпечення відрядження

Будь-яка службова подорож пов'язана з витратами. Організація – роботодавець відповідає за забезпечення грошима у достатньому розмірі.Необхідно попередити співробітника про майбутню поїздку заздалегідь. До від'їзду бухгалтерія видає працівникові гроші готівкою у касі чи перераховує картковий рахунок. Аванс повинен покривати:

• ціну проїзду;
• вартість оплати житла;
• особисті витрати;
• придбання товарів, матеріалів;
• витрати на послуги зв'язку;
• Інші витрати.

Обов'язок роботодавця за забезпечення витрат на відрядження не переноситься на працівника.

Відсутність авансу може стати підставою для відмови співробітника від поїздки.

Оформлення службової поїздки: приклади наказів та заяв

Документальне оформлення відрядження починається із наказу. Насправді кадрові служби, бухгалтерія користуються статистичної формою наказу Т9 чи оформляють наказ на бланку організації. Приклади форм та зразок заповнення:

Керівник наказує направити співробітника у відрядження

Організація оформляє наказ на відрядження на бланку

Статистична форма наказу (розпорядження) на відрядження

Працівнику, який знає про службову поїздку, слід написати заяву на аванс. Важливо: головний бухгалтермає узгодити заяву. Працівник не отримає гроші під звіт за несписаної з нього заборгованості.Керівник прописує розмір фінансового відшкодування, яке співробітник отримає авансом. Найчастіше співробітники отримують гроші в касі або на картку до від'їзду у відрядження. Буває, що працівник їде власним коштом. Після повернення він звертається до керівництва із заявою, щоб повернути витрачені суми.

Приклад заяви на аванс:

Працівник звертається до керівника про видачу відрядження

Особисті витрати у відрядженні

Працівник, який перебуває більше доби за межами місцевості постійного проживання для виконання виробничого завданнявважається відрядженим. Гроші на особисті витрати працівника на період поїздки у справах служби називаються «добовими». Бухгалтерії не потрібно звіт за витрачені кошти на особисті витрати.Дата від'їзду квитком вважатиметься першим днем ​​відрядження, за який виплачуються добові. Останнім днем ​​буде день приїзду. Добові будуть нараховані за вихідні та/або свято між днем ​​від'їзду та приїзду.

Обмеження на мінімальну величину виплат на особисті витрати у відрядженні законодавством не прийнято. Керівник виходить із фінансових можливостей та виробничої необхідності. Директор організації встановлює витрати на «добові» у наказі. Зазначається величина для поїздок усередині держави та за межі країни. Керівництво орієнтується на положення п.3 ст.217 НК РФ про максимальну величину добових без оподаткування ПДФО. Наприклад, директор наказав: Виплачувати добові по Росії – сімсот руб.; за кордон дві тисячі п'ятсот руб.

Добові = кількість днів у відрядженні Х розмір добових.

Командований країною три дні співробітник отримує добові: 3 Х 700 = 2100 крб.

Добові виплачуються, коли працівник на користь виробництва їде і живе кілька днів на іншій території. Командований на день співробітник не отримує добових.

Трудове законодавство гарантує працівникові відшкодування витрат за відрядження (ст.165 ТК РФ). Відмова від добових означає нерозуміння правової природи особистих витрат. Працівник, не знаючи положення ст.165 трудового законодавства, може бути в омані, що добові необхідно підтверджувати документами. Не маючи квитанцій на особисті витрати, не включатиме добові до авансового звіту. А бухгалтерія виплатить суму, на яку ухвалено звіт, без добових.

Поїздка на відрядження і робоче місце

Працівник у службовому відрядженні зберігає за собою робоче місце. Дні відрядження оплачуються середньому (ст.167 ТК). Алгоритм розрахунку середнього заробітку наведено в Положенні № 213 та ст.139 ТК РФ.

1. Визначити день, коли працівник прямує у відрядження та день повернення.
2. Порахувати, скільки робочих днів посідає відрядження.
3. Взяти до уваги 12 місяців до відрядження. Порахувати відпрацьовані дні та нараховану заробітну плату. Не включати в середній заробітокдні та суми нарахування заробітної платипо середньому.
4. Розрахувати середній заробіток протягом дня.
5. Розрахувати величину середнього заробітку за дні відрядження.

На практиці:

1. Працівник був у службовому відрядженні з 20 по 29 березня 2017 р.
2. На час відрядження припадає 8 робочих днів за графіком роботи працівника.
3. У розрахунок приймається розрахунковий період 12 календарних місяців до березня 2017 року. З 1 березня 2016р. по 28 лютого 2017 р. працівник відпрацював 200 днів. Нараховано 400 000 руб.
4. Середній заробіток протягом дня становить 2000 крб. 400 000 руб. / 200 днів = 2000 руб. в день.
5. Середній заробіток за 8 днів службового відрядження: 2000 руб. на день Х 8 днів = 16000 руб.

При розрахунку працівників відрядження будуть нараховані добові за 10 днів. Добові виплачуються за вихідні та/або святкові дні під час відрядження.

Розрахунок оплати поїздки в зарубіжні країни та Росією

Зовнішньоекономічні зв'язки підприємств, організацій припускають, що фахівці російських компаній направляються на виконання службових завдань у зарубіжні країни. Наприклад, менеджер А.И.Ветров відряджений місто Дюссельдорф (Німеччина).

Рейс із Москви о 15 годині 45 хвилин 14 березня 2017 року. Співробітник виїжджає до Москви потягом із Курська 13 березня о 21 годині 30 хвилин. Рейс назад прибуває до Москви о 00 годині 15 хвилин 17 березня 2017 року. А.І.Вєтров повертається до Курська з Москви поїздом, який приходить о 06 годині 35 хвилин 18 березня.

Наказом керівника встановлено добові у розмірі: по Росії 700 рублів, за кордон – 50 євро.

А.І. Вітрів 13 березня отримав під звіт 550 євро та 3700 рублів. 550 євро на 13 березня становили суму: 35 750 руб. Курс на 13 березня: 65 рублів за євро.

20 березня 2017 року О.І. Вітров представив авансовий звіт, доклав до обґрунтування витрат документи:

1. Квиток на рейс Москва - Дюссельдорф. Ціна 100 євро.
2. Квиток на рейс Дюссельдорф — Москва. Ціна 85 євро.
3. Рахунок за проживання у готелі. Ціна 210 євро
4. Рахунок за послуги Інтернет-провайдера 5 євро.
5. Квитанції на послуги банку щодо обміну готівкової валюти.
6. Квиток на поїзд Курськ - Москва. Ціна 800 руб.
7. Квиток на поїзд Москва - Курськ. Ціна 800 руб.

Витрати відрядження за кордоном у валюті представлені в таблиці.

Таблиця: Розрахунок відрядження у валюті

Витрати	Курс Євро на дату затвердження звіту (страхові внески) Лист Мінфіну 16.03.2017 № 03–15–06/15230	Курс євро на останній день місяця, коли затверджено звіт (для ПДФО). Лист Мінфіну 25.11.2016 № 03–04–05/69825	Сума у ​​Євро	Сума у ​​рублях
Добові 14, 15,16 березня	63	63	3 Х 50 = 150	9450
Послуги конвертації				9750–9450=300
Проживання в готелі	63	63	210	13230
Послуги конвертації				13650–13230=400
Квитки	63	63	185	11655
Послуги конвертації				12025–11655=370
Інтернет	63	63	5	315
Послуги конвертації				325–315=10
			550	35730

Витрати відрядження Росією представлені в таблиці.

Таблиця: Витрати на відрядження по Росії

Бухгалтерські проводки

Приклад проводок наводиться у таблиці.

Таблиця: Проведення під час відрядження

Проведення	сума, руб.	Зміст проводки
Дебет 71 Кредит 50	39450	видано аванс під звіт
Дебет 44 Кредит 71	26280	витрати відрядження за кордон без добових
Дебет 44 Кредит 71	7500	добові за нормами для відрядження на три дні за кордон
Дебет 44-1 Кредит 71	1900	добові понад норму (9450–7500)
Дебет 44 Кредит 71	2100	добові по Росії
Дебет 19 Кредит 71	244	ПДВ виділено у квитках на потяг
Дебет 44 Кредит 71	1356	віднесено на витрати вартість проїзду (1600–244)
Дебет 68 субрахунок «Розрахунки з ПДВ» Кредит 19	244	прийнято до відрахування ПДВ
Дебет 50 Кредит 71	20	повернення авансу до каси
Дебет 70 Кредит 68 субрахунок ПДФО	253,5	нараховано ПДФО на добові понад норму (9450–7500) х 13%
Дебет 70 Кредит 69-2	418	нараховано внески до Пенсійного фонду на добові понад норму
Дебет 70 Кредит 69-1	55,10	нараховано внески на соціальне страхування на добові понад норму
Дебет 70 Кредит 69-3	96,9	нараховано внески на обов'язкове медичне страхування на добові понад норму

Особливості оподаткування ПДФО та страховими внесками витрат у відрядженні представлені у таблиці.

Таблиця: Обкладення ПДФО та страховими внесками витрат на відрядження на 2017 рік

Вид витрат	Податок на доходи фізичних осіб	Внески на ОПС, ОСС та ЗМС
Оплата проживання (на підставі документів, що підтверджують витрати)	Не обкладають	Не обкладають
Оплата послуг у готелі, що безпосередньо не пов'язані з проживанням (наприклад, обслуговування в барі або ресторані)	Обкладають	Обкладають
Оплата проїзду до місця відрядження та назад	Не обкладають	Не обкладають
Витрати проїзду на аеродром або вокзал у місцях відправлення, призначення та пересадок (у тому числі на таксі)	Не обкладають	Не обкладають
Витрати на перевезення багажу	Не обкладають	Не обкладають
Витрати щодо обміну однієї валюти на іншу або дорожнього чека на готівкову валюту	Не обкладають	Не обкладають
Добові у межах норм, встановлених п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (тобто. не перевищують 700 руб. за відрядженнями в РФ і 2500 руб. за відрядження за кордоном)	Не обкладають	Не обкладають
Добові понад норми, встановлені п. 3 ст. ст. 217 НК РФ (тобто. перевищують 700 руб. за відрядженнями в РФ і 2500 руб. по закордонних відрядженнях)	Обкладають	Обкладають
Збори за послуги аеропортів, страхові та комісійні збори	Не обкладають	Не обкладають

Відмінності у типах службових виїздів

Напрям співробітника організації-підрядника працювати в іншу місцевість терміном від року і більше розглядається податкової службою створення відокремленого підрозділу без регистрации. Подібний висновок фіскального органу загрожує штрафом.

Уникнути податкової уваги при виконанні тривалих робіт за межами організації допоможе зобов'язання замовника створити для відряджених співробітників підрядника необхідні умови праці.

Експедитори, торгові представники, кур'єри, водії перебувають у постійних поїздках. Законодавство називає такий режим роботи роз'їзним (ст.168.1 ТК). Підписуючи трудовий договір, Співробітник погоджується працювати за межами кабінету, складу, контори, цеху, організації.

Не вважається відрядженням робота, яка потребує постійних роз'їздів.

Витрати на відрядження відносяться на витрати. Планування термінів, тривалості, частоти, умов службових поїздок впливає на фінансові результати та потребує уважного та раціонального підходу.