Новый нормативный документ: Правила организации хранения, комплектования, учета и использования документов в архивах организаций. Организация архивного хранения документов Архив на предприятии организация хранения документов

Сдача документов в архив является одним из ключевых этапов делопроизводства. Речь идет о внутреннем архиве организации. Самыми сложными вопросами являются временной промежуток и правила хранения архивных документов, поскольку требования и положение разбросаны по разным нормативно-правовым актам. В любой организации есть документация (управленческая, кадровая, бухгалтерская), которая ежегодно подшивается в единое дело и подлежит хранению.

Полный методический перечень типовой управленческой документации и сроки хранения каждой из таких папок дела даны в (с изменениями, внесенными 16.02.2016). О том, как долго должна храниться кадровая документация, говорят (все, что касается расследования несчастного случая на производстве, — 45 лет) и (по личному составу любое дело, созданное до 2003 года, должно храниться 75 лет, любое более позднее дело — 50 лет). Порядок работы с бухгалтерскими и налоговыми документами определяет , и ряд подзаконных актов.

В организациях постоянно действуют экспертные комиссии, деятельность которых — это оценка и экспертиза производственной документации предприятия в процессе делопроизводства и передачи в архив, а также установление сроков хранения. Ежегодно эта служба решает, какие документы подлежат хранению, а какие могут быть уничтожены.

Подготовка дел к архивному хранению

Требуется определенная подготовка дел к передаче на архивное хранение, которая заключается в объединении разрозненных документов в единое дело. Объем папки, содержащей архивное дело, не должен превышать 250 страниц. При оформлении одной папки дело необходимо:

прошить (на 4 прокола) или переплести все страницы;
пронумеровать страницы в правом верхнем углу;
составить внутреннюю опись документов — оглавление;
подготовить лист-заверитель (отметить количество страниц, соответствие нумерации и др.; заверяется подписью составителя);

Образец заполнения и форма листка-заверителя

оформить на каждое дело обложку из твердого картона (с названием организации, заглавием, последними датами, регистрационный номер папки «Дело»);

Образец оформления обложки папки «Дело»

Подготовка документов к архивному хранению

После того как раздельные папки «Дело» собраны, нужно составить на них общую опись.

Таким образом составляются описи папок «Дело» постоянного и временного хранения и «Дело» по личному фонду.

Описи папок «Дело», в свою очередь, подлежат отдельному учету. Их нужно включать в архивное хранение также по отдельной описи.

Скачать образцы бланков описей архивных дел можно по ссылке

Правила хранения архивных документов

Архивы для хранения папок «Дело» размещаются в отдельных помещениях, гарантирующих обеспечение сохранности хранимой документации. Помещения должны быть сухими, отапливаемыми, хорошо проветриваемыми, соответствовать требованиям пожарной безопасности и санитарных норм. Таким образом, архивная служба гарантирует защиту хранящихся папок «Дело» от порчи.

Кроме того, архив должен надежно охраняться (с помощью металлических решеток на окнах, охранной сигнализации и т. п.), и тогда папки «Дело» не будут испорчены посторонними или украдены.

Все папки «Дело» размещаются на специальных нумерованных стеллажах, длительного хранения — в коробках или футлярах, менее ценные (до 10 лет) можно размещать в связках. Запрещено класть отдельные папки «Дело» на пол или подоконники.

Если объем папок «Дело» очень велик, сотрудники архива могут составлять так называемые топографические карты, которые помогут ориентироваться среди полок и стеллажей

Особое мнение

Документы организации — ценный ресурс информации. Чтобы он не был использован против вас, стоит придерживаться правил хранения документации, которые прописаны в законодательстве. Но законодательная система определяет порядок создания архива. А какую методику хранения документов выбрать и как расположить документы в архиве, каждое предприятие решает самостоятельно.

Существуют два основных подхода к хранению документов: формирование архива на предприятии своими силами и передача документов на хранение архивным компаниям.

Для самостоятельной организации архива вам потребуются:

Компетентный персонал, обладающий знаниями и опытом для проведения архивной обработки документации и передаче дел в архив (оформление описей, составление актов о выделении к уничтожению документов и т. д.).
Специализированное помещение для долгосрочного хранения бумажных носителей информации, где соблюдены требования по влажности, температуре и количеству света.

Когда документооборот компании небольшой, все документы можно хранить в той же комнате, где проходит рабочий процесс. Если же документации много, необходимо выделить отдельное помещение под архив.

Чтобы в организованном вами архиве было легко найти любой документ, заведите номенклатуру дел — классификатор документации с указанием сроков их хранения.

Упростить поиск нужных документов можно, воспользовавшись советами:

выделите каждому структурному подразделению свое место под документацию с учетом ежегодного пополнения;
распределите по разным полкам дела, имеющие постоянный срок хранения и временный (более 10 лет).

Отдельно храните дела по личному составу и документацию ликвидированных компаний (при наличии).

Хранение документов на аутсорсинге обладает определенными преимуществами перед самостоятельной организацией хранения и подходит тем, кто планирует:

Экономить денежные средств за счет уменьшения расходов на аренду и содержание офисного пространства, занятого под хранение.
Повысить эффективность сотрудников и снизить непрофильную нагрузку, которая часто ложится на плечи работников отдела бухгалтерии и кадров.
Обеспечить преемственность процессов при управлении документами.
Создать электронный архив, который позволяет в любой момент получать оперативный доступ к базе документации и оптимизировать время на ее поиск.

Тщательно выбирайте партнера для хранения.

хранение архивных документов - Обеспечение рационального размещения и сохранности документов. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело Обобщающие термины обеспечение сохранности документов …

хранение - 3.17 хранение: Операция, проводимая на предприятии, в технологическом процессе, заключающаяся в определении приведенного объема или массы нефти и нефтепродуктов для последующих учетных операций. Источник …

хранение архивных документов - 3.10 хранение архивных документов: Обеспечение рационального размещения и сохранности документов (ГОСТ Р 51141). Источник … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ХРАНЕНИЕ АРХИВНЫХ ДОКУМЕНТОВ - согласно ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», – обеспечение рационального размещения и сохранности документов … Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях

ГОСТ Р 51141-98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения - Терминология ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа: 21 автор документа: Физическое или юридическое лицо, создавшее документ Определения термина из разных документов: автор документа 77 архив… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

109 ведомственное хранение архивных документов: Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами Источник: ГОСТ Р 51141 … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

выборочный прием документов на постоянное хранение - 97 выборочный прием документов на постоянное хранение: Прием на постоянное хранение отдельных видов документов организаций или всех ценных документов ряда организаций из числа однородных Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

государственное хранение архивных документов - 108 государственное хранение архивных документов: Постоянное хранение архивных документов, осуществляемое архивами, рукописными отделами библиотек и музеев Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения… … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

депозитарное хранение документов - 110 депозитарное хранение документов: Хранение в архиве, музее, библиотеке архивных документов Архивного фонда Российской Федерации на условиях, определяемых договором между собственником документов и соответствующим архивом, музеем, библиотекой … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

постоянное хранение документов - 111 постоянное хранение документов: Бессрочное хранение документов в архивном учреждении, государственном музее, библиотеке Источник: ГОСТ Р 51141 98: Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения оригинал документа … Словарь-справочник терминов нормативно-технической документации

ведомственное хранение архивных документов - Хранение архивных документов в ведомственных архивах, осуществляемое государственными и муниципальными организациями в течение периода, установленного нормативными документами. [ГОСТ Р 51141 98] Тематики делопроизводство и архивное дело… … Справочник технического переводчика

Книги

Последний поэт. Анна Ахматова в 1960-е годы. В 2-х томах , Тименчик Роман. Двухтомник выходит в серии "Вид с горы Скопус", которая представляет работы израильских ученых, связанных с Еврейским университетом в Иерусалиме, написанные на разных языках и охватывающие…
Последний поэт. Анна Ахматова в 1960-е (количество томов: 2) , Тименчик Роман Давидович. Книга авторитетного исследователя биографии и творчества Анны Ахматовой стала серьезным вкладом в изучение ахматовского наследия и в историю русской литературыХХ века в целом. Поэтические…

Организация, подобно живому организму, непрерывно взаимодействует с внешним миром и поддерживает многочисленные внутренние процессы: заключает договоры с контрагентами, принимает либо реализует товары и услуги, осуществляет разнообразные платежи, согласовывает и утверждает локальные нормативные акт.

Оформляется при этом множество документов , большинство из которых рано или поздно теряют текущую актуальность и отправляются в архив. Каждая организация придерживается собственной политики документооборота, однако следование общим рекомендациям, успешно применяемым на практике и подкрепленным правовыми нормами, позволяет максимально оптимизировать архивное дело и избежать возможных проблем в будущем.

Весь массив документации, накапливаемой организацией в процессе ее деятельности и подлежащей хранению, подразделяется на несколько категорий:

учредительные документы – являются правовой основой существования организации и определяют ее базовые юридические характеристики;
распорядительные документы – носят императивный либо информационный характер, оформляются как правило от лица высшего руководства;
документы по личному составу – затрагивают все возможные отношения, которые могут возникнуть между работником и работодателем;
бухгалтерская отчетность – включает в себя первичные документы, отражающие осуществление организацией купли-продажи товаров и услуг;
специализированная документация – внутренние нормативные акты, регулирующие основные аспекты деятельности организации и обеспечивающие согласованность работы ее структурных подразделений.

В более широком смысле все документы, которыми располагает организация, можно поделить на две группы : документация, делопроизводство по которой окончено, и бумаги, все еще участвующие в каком-либо актуальном деловом процессе. Одна из основных задач ответственного за ведение архива сотрудника заключается в грамотном распределении имеющихся документов по соответствующим делам и их своевременном дополнении вновь оформляемой документацией.

Подготовка к передаче и требования к хранению

Для максимальной структуризации имеющихся в распоряжении юридического лица документов применяется специальная сводная номенклатура, в которой отражаются названия всех дел с указанием сроков их хранения. Документы в делах обычно группируются по типам и распределяются по отдельным папкам.

Пунктом 3.4. Основных Правил работы архивов организаций, одобренных в 2002 г. и носящих рекомендательный характер, форма номенклатуры дел предлагается в виде таблицы, включающей в себя следующие поля:

индекс дела , который состоит из цифрового кода структурного подразделения и порядкового номера дела;
заголовок дела , вписываемый в виде краткого и точного обозначения сути относящегося к нему процесса без использования сложных конструкций и вводных слов;
поле количество единиц хранения отражает число томов или частей в составе дела и заполняется в конце года;
последняя графа содержит примечания , касающиеся производимых над делами операций – заведении, перемещении, и т. д.

Архивируются организованные в соответствии со сводной номенклатурой дела на срок, зависящий от вида составляющей их документации. Так, учредительные документы сохраняются в течение всего срока существования юридического лица, а в случае его ликвидации подлежат передаче в государственный или муниципальный архив.

Часть бухгалтерской отчетности также подлежит бессрочному хранению, тогда как для первичной документации срок ограничен 5 годами . Самый длительный период архивации предусмотрен для кадровых документов – например, ведомости о величине заработной платы должны храниться 75 лет , такой же срок установлен для трудовых договоров и личных карточек работников.

Нормативные акты и ответственность

На федеральном уровне общие принципы организации архивного дела регламентируются законом №125-ФЗ от 22.10.2004 , отдельные положения которого являются обязательными для исполнения всеми предприятиями, имеющими постоянный документооборот.

Помимо правовых норм в части ведения архивов, закон также предусматривает ответственность должностных лиц и организаций за допущенные в этой области нарушения. Штраф в таком случае не превышает 500 руб , однако полное или частичное отсутствие обязательной к хранению документации может привести к куда более серьезному взысканию – до 300000 руб .

Отдельные положения об архивации бухгалтерских документов обозначены в предписании Минфина СССР, утвержденном еще в 1983 г. и до сих пор не потерявшем актуальности. Исчерпывающий перечень документов, оформляемых на всем протяжении существования организации наряду со сроками их хранения, представлен в Приказе Минкультуры России от 25.08.2010 №558 . Свод уже упомянутых выше Правил работы архивов организаций содержит подробный перечень рекомендаций, касающихся всех аспектов такой деятельности.

Доступ к документам и сроки их предоставления

Сформированные дела как правило перемещаются в архив не позднее 3 лет с момента завершения отраженных в них хозяйственных процессов. Порядок хранения и выдачи документов устанавливается в соответствии с утвержденным внутренним регламентом на основе нормативных требований и рекомендаций.

Для внутреннего пользования продолжительность работы с архивными документами ограничена 30 днями , но по заявлению ответственного сотрудника, при условии сохранности дел, обозначенное время может быть продлено еще на месяц.

Пошаговая инструкция по архивации и ведению архива

Процедуру оформления и передачи дел на хранение можно разбить на несколько основных этапов :

Следует отметить, что сдаче в архив обычно подлежат документы, имеющие период хранения не менее 10 лет . Остальная документация может храниться непосредственно в отделах и передаваться на уничтожение, как только истечет предусмотренный законом срок.

Оснащение архивохранилища и экспертиза пригодности помещения

Порядок обустройства мест хранения документации подробно описан в Основных Правилах. Главный принцип при оснащении архива в пределах организации – использование отдельного строения или помещения под его нужды .

При этом эксплуатация сооружений, находящихся в крайне ветхом состоянии, а также сырых и неотапливаемых, не допускается. Ограничение распространяется и на помещения, находящиеся в одних зданиях со службами общественного питания и запасами пищевых продуктов, а также располагающиеся рядом со складами огнеопасных либо агрессивных веществ.

Внутреннее обустройство архивного хранилища должно быть выполнено таким образом, чтобы обеспечить максимальную сохранность находящейся в нем документации. Для этого необходимо соблюдение перечня условий :

помещение архива должно быть защищено от затопления, отвечать нормам пожарной безопасности, иметь производительную систему вентиляции;
вся электропроводка и розетки должны быть максимально изолированы;
отделка помещения должна быть выполнена негорючими и неагрессивными материалами;
не допускается прокладка через хранилище водопроводных и канализационных труб.

Окончательное решение о пригодности помещения для нужд архива принимается рядом специализированных служб на основе экспертизы. При этом учитывается пожарная безопасность помещения, его санитарное состояние, и т.д. По итогам проведения каждой экспертизы оформляется акт , отражающий результаты ее проведения.

Особенности использования документов и организация работы

Основой для работы архива является утвержденное руководством положение либо инструкция о ведении архива организации. На основании такого документа назначается сотрудник, исполняющий обязанности архивариуса и отвечающий за сохранность и полноту вверенных ему бумаг.

Архив в организации может существовать как в виде независимого структурного подразделения, так и находится в рамках административной службы. Независимо от формальной принадлежности, основной целью его функционирования является формирование, учет и обеспечение целостности архивных данных организации.

Достигается она путем систематической деятельности архивариуса по ведению номенклатуры дел, приему корректно оформленных томов, их систематизации и т.д. Кроме того, в обязанности сотрудников архива входит своевременное и полное предоставление запрашиваемых документов, а также участие в процессе уничтожения документации с истекшим сроком хранения.

Порядок контроля

Помимо внутренних нормативных актов, работа архива регулируется законодательными актами, предусматривающими в том числе меры по контролю архивного делопроизводства в организации.

Так, согласно закону №125-ФЗ , контроль соблюдения порядка хранения документов осуществляется специальными органами на федеральном уровне и уровне субъектов РФ. На практике данная функция обычно выполняется Налоговой инспекцией и Пенсионным фондом как основными внешними пользователями документацией организации. Тот же закон предусматривает ответственность вплоть до уголовной за нарушения законодательства об архивном деле.

Обзор программы автоматизации процесса делопроизводства в организации представлен ниже.

Оформление электронных носителей

В мире всепроникающих высоких технологий «классический» носитель информации – бумага и ее производные – медленно, но верно уступает место носителям электронным. В связи с этим у сотрудника архива рано или поздно возникнет вопрос: каким образом принимать к хранению такие документы? Ответ на него прост: в том же виде, в каком они были изначально оформлены.

Если, к примеру, инвойсы от зарубежного поставщика поступают в форме электронного документа, заверенного цифровой подписью, то и сохранять их следует в памяти компьютера – дополнительно печатать и заверять ничего не нужно. Подобная документация вносится в номенклатуру дел на общих основаниях с учетом установленного срока хранения.

Архивное делопроизводство в организации – сложный и многоступенчатый процесс , требующий от его участников тщательного планирования и соблюдения многочисленных требований и рекомендаций. Тем не менее, качественно построенная система хранения документов не только свидетельствует о слаженной и продуктивной работе подразделений, но и демонстрирует потенциал организации как эффективной хозяйственной единицы.

Подробная инструкция по передаче документов в архив представлена на видео.

Хранение документов в Архиве ОСГ сопровождается контролем перемещения каждого носителя информации на каждом шаге. Благодаря этому мы быстро находим документы по вашему запросу, доставляем вам оригинал в офис или скан-копию через электронный архив. Вам не нужно оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск документов.

Хранение документов в Архиве ОСГ ограничивает доступ к данным всех несанкционированных лиц, Архивы ОСГ оборудованы по международным и ГОСТ стандартам, что позволяет обеспечить долговременное хранение документов. Хранение документов в ОСГ – верный способ сохранить документы в течение десятилетий.

Зачем нужно архивное хранение документов?

Хранение документов в Архиве – возможность освободить место для того, что важно для бизнеса, одновременно сохраняя ваши деньги.

Экономия на аренде помещений

Хранение документов в офисе, по статистике, занимает до 20% офисного пространства. Переместив документы на хранение в архив ОСГ, вы освобождаете до 20% арендованной площади, и можете отказаться от неё, сократив расходы на аренду, либо использовать это пространство с пользой, обустроив приятную клиентскую зону или рабочие места для своих новых сотрудников.

Экономия на поиске документов

Хранение документов в Архиве ОСГ осуществляется с контролем перемещения документов на всех этапах. Регистрируя каждое перемещение документов, мы всегда знаем где находится документ, который нужен вам прямо сейчас, и по запросу доставляем оригинал документа к вам в офис или скан-копию через е-Архив. Вам не нужно тратить время на поиск документов, и оплачивать рабочее время сотрудников, потраченное на поиск нужного документа.

Надёжное хранение документов и защита данных

Архивы документов ОСГ оборудованы согласно ГОСТ и международным требованиям к организации Архивов. Доступ в каждый Архив и систему учёта коробов строго разграничены. Это обеспечивает высокий уровень сохранности документов и конфиденциальности данных. Хранение документов в профессиональном Архиве ОСГ помогает вам исполнять требования информационной безопасности.

Соблюдение законодательства

К условиям хранения документов, сроку хранения документов , комплектованию архивных документов и т.д. предъявляются требования в соответствии с законодательством РФ. Высококвалифицированные архивисты ОСГ помогут вам правильно и экономично организовать хранение документов в архиве, соблюдая действующую нормативно-правовую базу РФ.

Как правильно организовать хранение документов в Архиве?

Для быстрой и чёткой работы с документами мы организуем все этапы обработки документов: от упаковки в архивные короба до передачи документов в государственный архив .

Видео про хранение документов в ОСГ

ОСГ Рекордз Менеджмент - самая крупная архивная компания в России и странах СНГ. Для вас мы оборудовали 50 Архивов, посмотрите в видео как мы храним ваши документы.